Quanto custa, de verdade, o próximo contratado da sua agência

A agência engasgou. O time está no limite, os prazos estão apertando, e a conclusão parece óbvia: precisamos contratar.

Aí vem a conta de guardanapo. "Um designer pleno custa uns R$ 4.500. Estamos faturando bem, dá pra bancar." Contrata-se. Três meses depois, o caixa está estranho — e ninguém sabe explicar direito por quê.

O problema não foi a contratação. Foi a conta.

Contratar não é uma decisão de RH. É uma decisão de caixa.

O salário é a ponta do iceberg

O custo de uma pessoa não é o que ela recebe. É o que sai da agência por causa dela.

Numa contratação CLT, além do salário entram: encargos e provisões (13º, férias e o terço constitucional, FGTS, INSS patronal), vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde se houver. Dependendo do regime tributário e dos benefícios, o custo total costuma ficar bem acima do salário nominal — a regra de bolso mais usada no mercado fala em algo entre 1,4 e 1,8 vez, mas isso varia, e o número da sua agência é o único que importa.

E não para nos encargos. Tem o custo de equipamento, das licenças de software (aquela suite de design não é grátis por cabeça), da cadeira, do treinamento, e das horas do seu time sênior gastas ensinando o novo — que são horas não faturadas.

Freela, PJ ou CLT: a pergunta errada e a certa

A pergunta errada é "qual sai mais barato?". A certa é "essa demanda é estável?".

Freelancer resolve pico: uma campanha grande, um projeto pontual, uma janela de férias. Custa mais por hora, e está tudo bem — você está pagando pela flexibilidade de não ter o custo quando a demanda some.

Contratação fixa resolve base: aquele volume que existe todo mês, chova ou faça sol, e que hoje está sendo absorvido pela sua equipe fazendo hora extra silenciosa.

Confundir os dois é caro dos dois lados. Botar CLT em demanda de pico gera ociosidade cara. Botar freela em demanda de base gera custo alto, rotatividade e perda de contexto — o freela nunca aprende o cliente de verdade.

A pergunta que precede a contratação

Antes de "quanto custa", venha: qual receita recorrente sustenta esse custo?

Um custo fixo novo precisa ser pareado com receita fixa — contratos mensais, fee recorrente — e não com um projeto grande que fechou mês passado. Projeto acaba. Salário, não.

Uma checagem simples antes de assinar a carteira:

Quanto da minha receita é recorrente (contratos ativos) e não pontual? Esse custo mensal novo cabe dentro dessa recorrência, ou depende de eu fechar novos projetos? Se eu perder meu maior cliente amanhã, esse custo ainda para de pé?

Se a resposta da 3 for "não", não significa que você não deve contratar. Significa que você está fazendo uma aposta — e é bom que seja uma aposta consciente, com reserva de caixa, e não uma surpresa em setembro.

O custo invisível de não contratar

Para ser justo com o outro lado: adiar demais também custa.

Custa em prazo estourado, em qualidade caindo, em cliente insatisfeito, em pessoa boa pedindo demissão por exaustão — e substituir alguém bom sai mais caro que contratar alguém novo.

O ponto não é evitar contratar. É contratar sabendo.

Enxergar antes de decidir

Toda essa conversa depende de uma coisa: ter o custo real da equipe e a receita recorrente visíveis no mesmo lugar. Quando os salários estão numa planilha, os contratos estão no Drive e o caixa está no extrato, a decisão de contratar vira palpite com cara de estratégia.

No AGENCIAR, colaboradores viram despesas recorrentes, contratos viram receitas previstas, e a diferença entre os dois é o que sobra — que é, no fim das contas, a única pergunta que importa antes de aumentar o time.